Elimina la carta dalla gestione delle sponsorizzazioni: DEMATERIALIZZA

Scopri i vantaggi della dematerializzazione documentale in questo articolo scritto in collaborazione con Savino Solution.

Elimina la carta dalla gestione delle sponsorizzazioni: DEMATERIALIZZA

Tra i tanti aspetti che riguardano il mondo delle sponsorizzazioni c’è sicuramente anche la gestione di documenti e contratti. I documenti – foto, video, grafiche, testi e i Logo – servono per poter dare agli sponsor ciò che gli hai promesso mentre i contratti servono per chiarire, nero su bianco, cosa farai tu per loro e quanto e come loro dovranno pagarti. Non sottovalutare mai la parte del contratto perché è una tutela per te e una garanzia della tua affidabilità per l’azienda.

Tutti i documenti e il materiale che gli sponsor ti daranno, dovranno essere sempre disponibili a te e al tuo Staff, in modo sicuro, e riproducibile senza errori. Non serve che ti dica che per fare ciò l’uso della carta è superato. E anche se può essere piacevole ammirare un archivio zeppo di faldoni colorati oggi la carta non è più il metodo più efficiente per archiviare e consultare materiale grafico, documenti e contratti.

Per quel che riguarda i contratti, si parla di “dematerializzazione” e non è altro che il modo per dire che puoi avere dei contratti, assolutamente legali, senza la necessità di avere carta, inchiostro, fotocopie, correzioni in fase di chiusura da sottoscrivere a margine e successive visite di persona in azienda per la firma del titolare.
Una bella semplificazione.

Ti avviso, soltanto in alcuni casi è prevista l’eliminazione totale della carta tradizionale.


Nicola Savino: dematerializzazione documentale
Nicola SavinoSavino Solutions

I vantaggi della dematerializzazione

Basta usare stampanti con la funzionalità dello scanner o cellulari con una buona fotocamera e la copia ottenuta viene inviata per essere conservata in modo sicuro e senza occupare spazio.
Se sei mai stato in un ufficio è probabile che tu abbia visto pile di fogli, forse rilevanti, e vari documenti riempire le scrivanie. Gestire i documenti in questo modo non è ne sicuro ne affidabile. Soprattutto nel caso in cui si stia parlando di sponsorizzazioni e quindi di investimenti e soldi.

Rendere la gestione dei documenti legali più sicura è semplice grazie alla dematerializzazione dei documenti e Savino Solution offre tutte le indicazioni necessarie.

Ad esempio: già usi la email per cercare sponsor e di sicuro avrai sentito parlare della PEC, la posta elettronica certificata. Un altro strumento che permette la dematerializzazione dei documenti è la firma che oggi può essere fatta attraverso una tavoletta grafica, come quella che hanno messo in tutti gli uffici postali da un po’ di tempo a questa parte.

I vantaggi della dematerializzazione sono molteplici: parti dal presupposto che non puoi permetterti di perdere nessun documento che le aziende ti daranno: che sia di fondamentale importanza o meno, devi sempre avere accesso ai documenti che ti sono stati consegnati per gestire la sponsorizzazione.
Non puoi permetterti di perdere bozze grafiche, testi per i comunicati stampa o i logo degli sponsor. E non solo. Non puoi nemmeno permettere che si degradino o di fare degli errori in fase di riproduzione. In pratica, non puoi averli stampati sulla scrivania ma devi avere tutto all’interno del tuo computer.

Un altro vantaggio è la gestione delle fatture. Noi vogliamo che tu possa trovare sempre più sponsor, più velocemente e con budget più alti. Quando tu e i tuoi collaboratori ci sarete riusciti la qualità della tua iniziativa aumenterà e con essa il numero di fornitori – oltre a quello degli sponsor.
L’aumentare di fornitori e sponsor farà aumentare il numero delle tue fatture e grazie alla dematerializzazione non avrai documenti fiscali – fondamentali per la tua credibilità – sparsi sulla tua scrivania. Ti basterà accendere il computer o aprire la App dedicata sul tuo smartphone per trovare tutto.

Questi facili passaggi renderanno la gestione dei documenti delle tue sponsorizzazioni molto più sicura e veloce.

Inoltre, avere i documenti in forma digitale ti permetterà di condividerli con i tuoi collaboratori e fornitori sempre in modo corretto, eliminando il rischio di errori.

La parte più facile è che oggi i documenti – tuoi, o delle aziende sponsor -nascono già in forma digitale.

Ricapitolando:

  • i documenti digitali hanno la stessa validità di quelli cartacei
  • puoi riprodurre i documenti senza sprecare carta o puoi effettuare copie identiche senza degenerazioni
  • il passaggio dei documenti è veloce, sicuro e non c’è rischio di alterazioni
  • la conservazione è sicura
  • l’archiviazione è intelligente grazie alla creazione di categorie
  • non c’è il rischio che i documenti possano danneggiarsi
  • l’archiviazione può riguardare anche video, audio, foto o formati grafici.

Guest post di savinosolution.com
Con un paio di aggiunte della nostra redazione.


Puoi approfondire la dematerializzazione documentale a questi link: