Ecco come puoi mandare una lettera agli sponsor che sia efficace per la tua ricerca. Una guida per riuscire a trovare sponsor usando le e-mail in modo professionale.
In questa guida ti voglio dare alcune dritte per riuscire a trovare sponsor usando le e-mailm scrivendo una lettera da mandare agli sponsor che sia efficace, e che mostri tutte le possibilità che la tua iniziativa può offrire.
Usare la mail per mandare messaggi di richiesta sponsor alle aziende è una pratica molto diffusa perché la e-mail è facile da usare, può contenere molte informazioni, la si può mandare a tante aziende ed è GRATIS.
Queste caratteristiche fanno sì che molti organizzatori di iniziative utilizzino la e-mail come strumento per contattare le aziende e presentarsi.
Cosa succede nelle aziende
Molte aziende hanno istruito le segretarie che controllano la casella info@… a scartare le mail di richiesta di sponsorizzazione scadenti. A volte le mail di richiesta di sponsorizzazione non vengono nemmeno aperte perché riconosciute già dall’oggetto.
Considera poi che più grossa è l’azienda più è probabile che riceva un elevato numero di mail con richieste di sponsorizzazione. Ne vengano scartate tantissime.
Mandare una lettera agli sponsor, farla aprire e farla arrivare alle persone giuste, però, non è impossibile se sai cosa stai facendo, e sto per dirti tutti i segreti.
Scopri come utilizzare le e-mail per trovare sponsor
Il primo passo sarà fare in modo che la tua lettera venga aperta, che venga fatta leggere alle persone giuste e che, quando avranno letto i dettagli della tua iniziativa, siano disposti a parlare con te, per saperne di più.
Per fare in modo che la tua lettera di presentazione superi il “filtro della segretaria” ci sono 2 modi:
- indirizzare la mail alle persone giuste
- rendere la tua mail speciale
Indirizzare la mail alle persone giuste
Per indirizzare la tua lettera di ricerca sponsor alle persone giuste sarebbe bene telefonare alle aziende prima di mandargli una mail, ma puoi anche fare ricorso ai segnalatori e usare le informazioni che ti avranno dato loro.
Da dove cominciare per fare una lettera da mandare agli sponsor che sia efficace
Per l’invio di mail professionali il primo suggerimento è: capire chi è il tuo pubblico.
Una volta capito chi che tipo di persone rappresenta la maggior parte del pubblico delle tua iniziativa, potrai fare una lista di almeno 50 aziende che pensi possano essere interessate a mettersi in contatto con quel tipo di persone. Uomini, donne, di che età, che capacità di spesa hanno, dove vivono. Questo tipo di informazioni interessano molto alle aziende perché è proprio in base al pubblico che puoi portargli che decideranno se investire i loro soldi nella tua iniziativa.
Appena fatta la lista contatta le aziende telefonicamente per fatti dare la mail dell’ufficio marketing e il nome del referente.
Non fare la trattativa al telefono, limitati a farti dara quelle informazioni dicendo che hai una proposta commerciale da sottoporgli.
Nel caso in cui chi sta dall’altra parte non volesse darti l’indirizzo dell’ufficio marketing o un nome a cui indirizzare il messaggio, invia pure la mail all’indirizzo info@nomeazienda che ti avrà dato e mettila all’attenzione dell’ufficio marketing (come nell’esempio 3 della tabella qui sotto).
Per semplificarti il lavoro ti consiglio di scrivere queste informazioni nelle colonne di un file di Excel o di usare la funzione Fogli di Google Drive.
Anche se non hai mai usato questi programmi vedrai che sarà molto facile: devi solo mettere le informazioni nelle diverse colonne.
Una volta salvato il file ti sarà più facile utilizzare un sistema di invio professionale per mandare mail personalizzate a tutte le aziende senza dover dedicare del tempo a cambiare a mano le informazioni in ogni lettera.
Tra le informazioni da memorizzare inserisci anche il numero di telefono e il settore in cui opera l’azienda.
Inserire nelle colonne il numero da chiamare e il settore merceologico delle aziende a cui vuoi chiedere la sponsorizzazione, ti permetterà di personalizzare ancor di più il testo e avrai le informazioni a portata di mano quando, qualche giorno dopo l’invio, richiamerai le aziende.
Esempio di come potrebbero essere le colonne del tuo file:
| Azienda | Settore | Referente | Telefono | |
|---|---|---|---|---|
| Uno | Calzaturiero | m.rossi@azienda.uno | Mario Rossi | 0438.xxyyzz |
| Due | Abbigliamento | anna@azienda.due | Anna Verdi | 02.zzxxyy |
| Tre | Assicurativo | marketing@azienda.tre | Marketing | 06.yyzzxx |
| Quattro | Sportivo | info@azienda.quattro | Luca e Marta | 0833.xxzzyy |
| … | … | … | … | … |
Come usare le informazioni
Un sistema di invio professionale di e-mail permette di personalizzare il testo all’interno di ogni mail. In questo modo ogni destinatario riceverà una mail diversa contenente i suoi dati: nome del destinatario, nome dell’azienda, settore merceologico, indirizzo o numero di telefono.
Per riuscire a fare questa “magia” il sistema usa le informazioni che avrai inserito nelle colonne del file di prima.
Altro vantaggio di questo sistema di lavoro (telefonata+informazioni in colonna) è che andrà fatto solo una volta e sarà sempre pronto per tutte le altre mail informative e lettere di ricerca sponsor che vorrai inviare a quelle aziende.
Avendo archiviato in modo ordinato informazioni precise sulle aziende e sui loro responsabili marketing, ogni mail che invierai per cercare sponsor avrà il testo personalizzato e darà al lettore – sia essa la segretaria o il suo superiore – la consapevolezza che la tua iniziativa ha conoscenze di marketing. E lo sapranno proprio perché avrai personalizzato il testo della lettera.
Un grande Plus dell’invio professionale di e-mail
Ogni servizio di invio di mail professionale permette di avere le statistiche di ricezione, apertura e click.
Avendo queste informazioni potrai richiamare solo le aziende che avranno effettivamente visto il tuo messaggio, avendo così un grande risparmio di tempo.
Alle altre, in pochi minuti, potrai re-inviare la mail qualche giorno dopo, cambiando solo l’oggetto.
Noi abbiamo inviato più di 300 campagne di mail utilizzando questo sistema e possiamo fare in modo che anche tu possa mandare lettere professionali agli sponsor, personalizzate e monitorate.
Per avere maggiori informazioni su questo servizio, cerca INVIO TRACCIATO MAIL nel nostro shop.
Rendi speciale la tua mail per trovare sponsor
La prima cosa da fare quando si scrive una mail efficace per trovare sponsor, è scrivere un “Oggetto” che invogli il destinatario ad aprire il messaggio.
Punto 1
Elimina dall’oggetto della mail le parole sponsor, sponsorizzazione, presentazione o richiesta.
Per dare una mano alla tua fantasia, apri la tua casella mail e leggi gli “Oggetti” delle mail che hai ricevuto.
Concentrati sulle mail delle aziende e dei servizi a cui sei abbonato. Alcuni saranno stati efficaci e avrai aperto la loro mail, altri ti avranno interessato meno.
Scopri cosa hanno di speciale i più efficaci e replicalo per riempire il campo OGGETTO della tua mail di ricerca sponsor.
Punto 2
Scrivi un testo approfondito, con tanti dettagli sulla tua iniziativa in cerca di sponsorizzazione e poi personalizza il testo per ogni destinatario
Le segretarie e i loro superiori sono abituati a leggere mail approssimative, autoreferenziali, con pochi dettagli, copia/incollate e senza personalizzazioni. Le scartano subito.
Inviare mail che descrivano bene la tua iniziativa, chi l’ha creata e perché, a che tipo di pubblico si rivolge, i risultati che è riuscita a raggiungere, che cosa viene offerto alle aziende, con link a pagine web e profili social e farcita di informazioni personalizzate, ti permetterà di farti notare.
E farti notare è marketing.
Ricorda che lo scopo della richiesta di sponsorizzazione è dare alle aziende la possibilità di farsi pubblicità attraverso la tua iniziativa.
Dimostrare che conosci alcune delle sue basi non potrà che fargli piacere.
Per rendere la mail ancor più speciale potrai usare grafiche, immagini e allegare una presentazione in PDF.
Cosa fare dopo l’invio della mail per ricerca di sponsor
Il giorno dopo l’invio apri il report, scopri quali aziende hanno aperto la mail e chiamale.
Chiedi di poter parlare con il referente a cui hai indirizzato la mail o con l’ufficio marketing nel caso in cui durante la 1ª telefonata la centralinista non abbia voluto darti un nome.
Lo scopo di questa telefonata sarà fissare un appuntamento per poter parlare dei dettagli della tua iniziativa e di come l’azienda potrebbe avvantaggiarsene.
Resisti alla tentazione di fare la trattativa al telefono ma, piuttosto, chiedi se hanno domande alle quali potrai rispondere dettagliatamente durante l’appuntamento.
Metti subito in chiaro se vuoi fissare un appuntamento telefonico, di persona o fare una videocall, che è ottima per chiarire i dettagli della presentazione che avrai inserito nella mail.
Quando avrai finito di fare questo lavoro con le 50 aziende della tua prima lista… ricomincia con altre 50 aziende.
Le aziende sponsorizzano iniziative che conoscono le basi del marketing.
Patrizio Benotto
Perché non troverai MAI Sponsor
Patrizio indovinerà il motivo per cui non riesci a trovare sponsor e poi ti dirà come fare in modo che la tua ricerca di sponsor decolli.
2 Comments
antonio
LETTERA DI RICHIESTA DI SPOSORIZZAZIONE.
Ci rivolgiamo alla V.S,squisita gentilezza per richiedere una divisa estiva e una invernale per il nostro gruppo molisano GLI AMICI DEL BUFU’ DI CASACALENDA DI ANTONIO COLONNESI. che da anni intrattiene un folto pubblico di ospiti con interessanti spettacoli di musicafolk.popolare-etno suonata da strumenti acustici della tradizione pastorale e contadina.In tali occasioni con ingresso libero della popolazione tutta, il gruppo potrebbe se è vostra intenzione sponsorizzarci avere per oggetto l’esecuzione delle seguenti prestazioni da parte vostra.
1) su un cartellone nelle vicinanze del gruppo fremo affigere un manifesto con il vostro logo, o scritte.
2)oppure altre forme pubblicitarie a voi meglio gradite.
Il materiale pubblicitario dovrete fornircelo voi.In cambio della sponsorizzazione i cui dettagli potranno essere definiti di comune accordo.
Vi chiediamo una divisa invernale e una estiva per ogni elemento del gruppo.E appena il caso di far presente che, a fronte della sponsorizzazione in argomento, questo gruppo resta in attesa di un cortese cenno di riscontro scrivendo ad antonio caterina in privato su internet.Un nostro incaricato verrà a trovarvi per definire ogni dettaglio.
Ringraziando per la cortese attenzione, gradite molti cordiali saluti.
SI PREGA DI DARE MASSIMO RISALTO E DIVULGAZIONE
stiamo anche su tutto internet, il web e social network.
antonio Caterina
Commenti: 3
Antonio Caterina
diffidate dalle imitazioni.
Keysponsor
Noi siamo un’agenzia che insegna alle persone a cercare sponsor in modo efficace.
In tal senso mi sento di darLe dei suggerimenti per migliorare la qualità della sua lettera.
Mi riferisco in particolare a questa frase
“il gruppo potrebbe se è vostra intenzione sponsorizzarci avere per oggetto l’esecuzione delle seguenti prestazioni da parte nostra.”
e questa
“E appena il caso di far presente che, a fronte della sponsorizzazione in argomento, questo gruppo…”.
Se inviata ad una azienda sarebbe davvero di cattivo gusto, quindi voglio pensare che questo testo sia stato copiato da un messaggio scritto sui vostri social e incollato nei commenti del nostro sito senza averlo riletto.
Siamo certi che seguendo questi consigli la sua lettera di presentazione sarà migliore e la sua ricerca di sponsor prenderà subito una piega migliore.