3 fasi della ricerca di sponsor
3 fasi della ricerca di sponsor

La ricerca di sponsor è un’attività complessa e qui sotto troverai le 3 fasi in cui si divide una ricerca di successo.

Si tratta di qualche esempio scelti tra quelli che costano meno e hanno dato più risultati.

1a fase: PREPARAZIONE

La fase di preparazione è quella che ti permette di andare dalle aziende sponsor con qualcosa di concreto da presentare. Le aziende hanno bisogno di numeri e di poter toccare con mano ciò che stanno per acquistare. Tieni sempre presente che una vera sponsorizzazione è un investimento per l’azienda.

Presentazione

Scrivi una descrizione della tua iniziativa. Aggiungi chi sei tu, da chi è composto lo staff e qual’è lo scopo che vuoi raggiungere. Metti anche quanto pubblico stimi riuscirai ad attirare e che tipo di pubblico sarà: più precisa sarà la descrizione più contento sarà il potenziale sponsor.
Non dimenticare di scrivere quali spazi metti a disposizione degli sponsor e quanto costeranno questi spazi. In questa fase usa la fantasia: non limitarti al logo messo qui e là. Le aziende apprezzano e sponsorizzano più volentieri le iniziative che permettono al loro marchio di essere mostrato in modo originale.
Crea dei pacchetti che diano all’azienda la possibilità di valutare la tua offerta in funzione di un prezzo.
La presentazione che devi preparare non deve avere tutti i crismi, concentrati sul messaggio e sulle concrete possibilità di Business che offri alle aziende.
Alla parte grafica ci potrai pensare in un secondo momento.

Pieghevole o volantino

A seconda della complessità della tua iniziativa crea un volantino o un pieghevole per descrivere in modo sintetico cosa fai e come lo fai. In questo modo potrai andare nelle aziende e lasciare qualcosa che parli di te e della tua iniziativa. Non dovrai mettere tutte le informazioni ma solo quelle che più interessanti per le aziende: il vantaggio principale di scrivere poche cose è che scriverai solo quelle più interessanti e lo farai più in grande. Pensaci.

Sito Web

Creare un sito web oggi è molto economico e anche le iniziative più piccole possono beneficiare dei vantaggi di avere un sito web. Ma non è per questo che ti dico di avere un sito web: te lo dico perché le aziende sponsor valutano con maggiore attenzione le iniziative che hanno un sito. I motivi sono 2. In primo luogo avere un sito dimostra che c’è una buona organizzazione e poi nel sito si possono creare pagine e articoli dedicati agli sponsor oltre che inserire i banner. Queste possibilità piacciono molto alle aziende.
Testi e foto per il sito saranno inizialmente quelli della presentazione – tranne la parte dedicata ai costi degli sponsor – poi, se vorrai, potrai scrivere molto di più.

Pagina su KeySponsor

KeySponsor offre agli organizzatori di iniziative la possibilità di avere una pagina web dedicata alla ricerca di sponsor. Nella pagina di KeySponsor ci sarà la descrizione della tua iniziativa, i vantaggi che potete portare agli sponsor, la piantina navigabile, i link ai Vostri canali social, i Vostri contatti e tutte le informazioni che possono essere utili alle aziende per poterVi scegliere.

La pagina su KeySponsor è utile anche se hai un sito tuo.

2fase: DIFFUSIONE

Una volta che avrai preparato il necessario per far sapere quali sono i vantaggi che un’azienda avrà a sponsorizzarti, è ora di avvicinare le aziende. Entrare a caso in tutte le aziende non è una strategia efficace. Per fare in modo che la tua ricerca ottenga maggiori risultati abbiamo pensato a una soluzione semplice e gratuita.
La trovi qui sotto.

Scrivi dei comunicati stampa

I giornali – cartacei o web – sono sempre alla ricerca di notizie, quindi prepara dei comunicati stampa e inviali alle redazioni (se conosci dei giornalisti è anche meglio).
Per dare uno stampo giornalistico a questa azione devi preparare 2 comunicati:

  1. In uno fai sapere che esiste la tua iniziativa. Racconta chi siete, cosa volete fare e le motivazioni che vi spingono.
  2. In un secondo comunicato, dopo che avranno pubblicato il primo, scrivi il tipo di pubblico che parteciperà e che state cercando sponsor. Per avere una marcia giornalistica in più racconta anche l’idea originale che avete pensato per dare risalto agli sponsor – è il momento di diffondere le idee che ti sono venute mentre preparavi la presentazione.

In entrambi i comunicati allega foto che raccontino la tua iniziativa: lo staff, foto dell’edizione precedente, il pubblico. fa in modo che si possa capire quali sono gli spazi disponibili per le aziende sponsor. In tutti i comunicati inserisci il link al tuo sito o alla pagina di KeySponsor in modo da far avere i tuoi contatti a chi fosse interessato a parlarti.

Utilizza i Social Network

Questa non è una novità ma ti assicuro che molto spesso gli organizzatori di iniziative come te sottovalutano la potenza dei social network – soprattutto Facebook. Prepara dei post per far conoscere lo Staff, l’iniziativa, il programma e tutte le altre cose che possono piacere alle persone. Puoi fare delle foto, scrivere dei testi, fare dei video o anche delle dirette per spiegare tutte le sfaccettature del Vostro impegno.
Chiedi alle persone che conoscete – amici, parenti, colleghi, staff – di condividere sui loro canali social ciò che pubblicate Voi. Così facendo aumenterà la visibilità su Facebook ed è più probabile che le aziende Vi possano conoscere.

Usa WhatsApp

WhatsApp include la funzione Broadcast che è straordinaria per inviare un messaggio a tante persone. NO, non sto parlando dei gruppi. Come nei gruppi il broadcast ti permette di inviare lo stesso messaggio ad una lista ma in questo caso i destinatari avranno la sensazione di aver ricevuto un messaggio personale. E anche la risposta sarà personale e non visibile a tutto il gruppo. Le potenzialità sono enormi.
Per inviare i messaggi Broadcast devi creare una lista: clicca su Impostazioni > Nuovo Broadcast e da lì puoi creare la tua lista.
Puoi inserire fino a 256 nomi della tua rubrica. La lista verrà mostrata come una normale conversazione e ciò che invierai arriverà a tutti come un messaggio diretto al quale rispondere.
Il consiglio, quando cominci è di mandare 3 messaggi:

  1. saluta e chiedi informazioni generiche (per creare un primo contatto e rompere il ghiaccio)
  2. dopo qualche ora invia un messaggio nel quale chiedi alle persone di andare a vedere la pagina Facebook o gli articoli pubblicati dalla stampa – cartacea o web.
  3. qualche giorno dopo invia un altro messaggio broadcast in cui chiedi commenti su ciò che hai inviato nel secondo messaggio. In questa occasione puoi inviare anche il Link alla pagina di KeySponsor

Dopo il terzo messaggio potrai continuare a inviare link, foto, video, note vocali. Metti sempre una descrizione… per una questione di cortesia.

Una volta che sarà aumentata la Vostra riconoscibilità andare nelle aziende sarà più semplice e potrete chiedere sponsorizzazioni più sostanziose oltre che ottenerle in meno tempo. È ora di passare all’ultima fase della ricerca di sponsor.

3a fase: CONTATTO

Dopo la preparazione tua e la preparazione del terreno è ora di passare all’azione. È ora di contattare le aziende che potrebbero diventare tuo sponsor.

Presenza in piazza

Questo tipo di attività ha lo scopo di avvicinare le persone alla tua iniziativa e di fargliela toccare con mano.
A voi offre la possibilità di far capire l’impegno e i costi che servono per portare avanti l’iniziativa. Inoltre potete cogliere l’occasione per presentare la Vostra ricerca di Sponsor.
Ti consiglio di preparare dei questionari da sottoporre al pubblico per capire cosa gli piacerebbe che Voi faceste o che facesse un Vostro sponsor. Le persone sono piene di idee, approfittane, e ricordarti di chiedere i dati per contatti futuri.

Se con la Vostra presenza in piazza farete qualcosa di bello, questo vi darà la possibilità di essere fotografati e filmati dai presenti che condivideranno la Vostra iniziativa sulle loro pagine Social, aumentando la Vostra riconoscibilità. Potreste anche stimolare la condivisione, semplicemente chiedendola ai presenti!

  • BONUS 1: Contando le persone che si fermeranno da voi e con qualche fotografia avreste materiale per un terzo comunicato stampa: una cosa tipo “Più di 500 persone in piazza hanno conosciuto <nome della tua iniziativa>, il suo impegno, tutte le sfaccettature della loro attività e gli sponsor che li sostengono.
    Sarebbe bene poter consegnare alle persone il materiale stampato del punto precedente. volantino o pieghevole.
  • BONUS 2: La presenza in piazza potrebbe essere un’attività sponsorizzata da uno dei Vostri Partner.

Mailing

Che decidiate di fare un’azione via e-mail o cartacea, il mailing è un ottimo modo per contattare persone e aziende. In entrambi i casi anticipa l’invio della mail con una telefonata. Chiedi del reparto Marketing e invia la mail a quel reparto.
Nella mail spiega la tua iniziativa e i vantaggi che potrebbe portare all’azienda.
Non usare la parola “visibilità” ma usa i numeri. Se non li hai, stimali.

Ci sono diversi servizi online che permettono di inviare mail in modo professionale, legale e con statistiche sull’apertura. Ce ne sono anche di gratuiti.

Dopo uno o due giorni dall’invio della mail. richiama l’azienda e chiedi di poter fissare un appuntamento. Se ti dicono di no, chiedi perché No! Se starai parlando con il reparto marketing difficilmente ti diranno che è una questione di budget e dovresti avere, quindi, delle risposte più sincere. Questo ti permetterà di aggiustare il tiro per i prossimi invii.

Tele-marketing

Questa pratica, se eseguita correttamente, è ancora molto efficace. In alcuni casi può essere fatta in parallelo al mailing, altre volte potrebbe sostituirlo quasi completamente. Quasi, perché molte aziende ti chiederanno di inviare la presentazione via mail.
Quella del tele-marketing è una tecnica alla quale dedicare molto tempo e una buona dose di organizzazione e disciplina ma sappi che prima o poi, se stai cercando sponsor, il telefono lo dovrai alzare, se non altro per fissare l’appuntamento in cui presenterai la tua idea e proverai a strappare il contratto di sponsorizzazione.

Visite di persona

Non farle a freddo. Sono una perdita di tempo. Prima di recarti in un’azienda a chiedere fondi per la tua iniziativa prendi contatto con loro e spiegagli i vantaggi che gli puoi portare. Fatti fissare un appuntamento. Veniamo da un periodo in cui le le aziende sponsor erano viste come dei Bancomat. Non è più così e questo approccio potrebbe infastidire la dirigenza. Fai molta attenzione.
Eccezione: puoi entrare a freddo in un’azienda subito dopo aver firmato il contratto di sponsorizzazione con i loro vicini di stabilimento e solo se hanno un target simile. Il questo caso la tua presenza verrà vista in modo favorevole perché porterai il risultato positivo di un’analisi fatta da altri all’interno del loro stesso target.

Plus: Correggere e ripetere

Periodicamente analizza ogni azione delle fasi che ti ho descritto qui sopra e migliorala. Elimina i passaggi negativi, i pacchetti che ottengono meno interesse, le mail che non vengono aperte, il target di aziende che non ti dà soddisfazione e aggiungi, invece, tutte quelle cose che, man mano ti saranno venute in mente o ti avranno suggerito. In pratica: OTTIMIZZA.
La ricerca di sponsor è un processo attivo, non esiste una formula magica ma tanti elementi che, messi insieme possono dare grandi soddisfazioni.

A presto e buon lavoro.
Se hai delle domande o vuoi raccontare cosa fai tu per trovare sponsor, qui sotto sono aperti i commenti.

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