Come trovare sponsor per un torneo

Leggi i consigli che abbiamo mandato a un’associazione che cercava sponsor per un torneo di ping-pong.

La mail che invii alle aziende per chiedere la sponsorizzazione è il primo* impatto che hai con loro. È bene sfruttarlo al massimo

Qui sotto, nella casella gialla, trovi la richiesta che un membro di un’associazione di pongisti ci ha inviato. L’intento è quello di chiederci delle dritte per scrivere una mail efficace da mandare alle aziende per chiedere la sponsorizzazione.
In allegato alla mail c’era una presentazione con una grafica ben studiata ma qualche lacuna nelle informazioni. Trovi tutto spiegato tra qualche riga.
Lo scopo dell’associazione è quello di trovare sponsor per organizzare un grande torneo di Ping-Pong, con molti partecipanti, campi e nazioni rappresentate.

Il testo è riportato ESATTAMENTE come ci è arrivato.
Abbiamo tolto solo ciò che serviva per renderlo anonimo.

Mi piacerebbe avere delle dritte per quanto riguarda il testo della mail da mandare agli sponsor per partecipare alla mia iniziativa, un torneo internazionale di Ping-Pong.
Vi allego la brochure che ho preparato e quella non può più essere modificata.
Conosco già diversi tools per inviare email multiple, la mia difficoltà è solo sul testo.

Ecco cosa gli abbiamo risposto:

Come trovare sponsor per un torneo

Buonasera [nome del destinatario].
Sono Patrizio di KeySponsor e ti scrivo in merito alla tua richiesta di aiuto per la ricerca di sponsor per un torneo di Ping-Pong.

1. la brochure è molto bella. Sintetica e abbastanza completa. Secondo la nostra esperienza mancano 2 cosette per poter interessare le aziende ma le potrai inserire nella mail. Tra un attimo ti dirò di cosa si tratta.

2. Mi piace il fatto che tu stia pensando di utilizzare piattaforme specializzate nell’invio di mail. Aiutano ad evitare lo spam e permettono di personalizzare parte del messaggio, dando la sensazione a chi riceve che dietro la mail ci sia un’organizzazione seria.

Venendo al testo della mail

Il 1° consiglio che ti do è quello di indirizzare la mail al reparto marketing.
In quell’ufficio, se funziona bene, ci sono persone abituate a pensare al posizionamento del marchio aziendale e alla gestione del budget. Quello che vai a proporre non è una richiesta di finanziamento ma un investimento in pubblicità e i reparti marketing sono un po’ più aperti verso questa possibilità.

La prima cosa che manca.

Nel testo della mail è importante mettere quello che manca nella presentazione: chi sarà il tuo pubblico?
Nel PDF si parla di pasti serviti, di tante squadre ed atleti, di un numero incredibile di contatti su Facebook (400.000???) ma non dici chi sono queste persone. Sono troppe per essere solo i familiari dei giocatori di Ping-Pong e quindi è bene indicare, almeno in modo sommario, fasce di età, sesso e se li hai reddito e interessi.
So che sembra difficile ma sono informazioni che Facebook fornisce (quasi tutte) e servono per far sapere alle aziende che la tua iniziativa sta davvero pensando al loro bene fornendo dei numeri che potrebbero interessare le loro strategie di marketing.

Nella seconda parte della presentazione fai riferimento a un numero social (+6.000 follower). Immagino si tratti di Instagram ma non ho trovato il nome dell’account. Manca anche quello di Facebook. Ci sono solo le 2 iconcine sotto il tuo nome nella pagina dei contatti.
Alle aziende, quando gli si parla di social, piace poter andare a controllare come questi vengono gestiti. Metti i link nella mail che invierai.

Dai un’occhiata a questo video.

Dal nostro canale YouTube

PLUS: Inserire Link all’interno della mail è molto importante quando usi sistemi di invio professionali che forniscono statistiche. Grazie ai link cliccati potrai vedere il grado di interesse del destinatario e ricontattarlo telefonicamente nel caso in cui non risponda alla mail.

La seconda cosa che manca.

Come detto la presentazione mi piace ma al punto 3 hai messo delle motivazioni che possono essere un vanto per te ma non una motivazione per le aziende.

  • Visibilità Nazionale ed Internazionale
  • Evento di aggregazione culturale e sportiva
  • Organizzazione (+60 persone tra staff e volontari)
  • Come ogni anno saranno presenti ospiti d’onore che parteciperanno alla cerimonia di apertura del torneo.

Lo so, è brutto. ma è così.
Questa è la seconda cosa cosa che manca nella presentazione e che puoi inserire nel testo della mail. Indica con maggior chiarezza i veri vantaggi che avrebbero le aziende ad affiancare il loro nome a quello del Vostro torneo. Perché dovrebbero farlo e vantarsene sui loro canali social, creare delle comunicazioni ad-hoc e inviare comunicati stampa ai giornali del loro settore? Serve una motivazione forte.

Nella mail potresti anche indicare quanti sono gli spazi Silver, Gold e Platinum e mettere in allegato una bozza grafica del flyer e del libretto di cui parli nella presentazione.
Nelle bozze, marchia qualche spazio come “già venduto“. Sapere che qualche altra azienda ha già investito in Voi abbasserà un pochino il livello di diffidenza.
Indica anche come verranno distribuiti i 10.000 libretti: ai reparti marketing piace sapere in mano chi finirà il loro logo (e il loro investimento).

Ogni informazione non data può diventare un dubbio nella testa del lettore e meno dubbi avranno meglio sarà.


L’oggetto della mail

Quando scrivi l’oggetto della mail evita frasi che includano le parole offerta, proposta, sponsor o sponsorizzazione.
Cerca piuttosto un oggetto di 6/8 parole che possa incuriosire la persona che riceverà la mail e la induca ad aprirla.
Purtroppo le mail cestinate dai destinatari dopo aver letto solo l’oggetto sono tantissime. A maggior ragione se il destinatario è una casella aziendale generica come info@ o marketing@ e la persona che le riceve è stata istruita per passare ai suoi superiori solo le mail considerate valide.
Puoi prendere esempio dal mondo del blogging e fare dei test.
Frammenta la tua lista di destinatari, prova diversi oggetti e poi utilizza quello che ha funzionato di più per gli altri. Dedicare un paio di giornate a questi test potrebbe farti raggiungere qualche azienda in più. Ne vale la pena.

La chiusura

Alla fine della mail, anche se la tentazione sarà forte, non chiedere di essere ricontattato.
Avvisa che sarai tu a chiamare.
Questo passaggio serve a stimolare una serie di reazioni sia nella prima persona che leggerà il messaggio sia nel reale destinatario. Sapere di poter essere “interrogati” li metterà nella condizione di voler essere preparati. Se non altro a darti un motivo per dirti di NO. 😮
A questo punto, visto la tua bella presentazione e tutte le informazioni che avrai inserito nella mail le loro obiezioni potrebbero essere solo di tipo economico. E la gente odia dire che non ha soldi.
È un trucchetto psicologico e non dipende da questo il successo della tua mail ma è un altro tassello del mosaico.

Sono a disposizione per ogni chiarimento.
Intanto ti auguro tanto buon lavoro e che tu e i tuoi colleghi possiate trovare tanti sponsor, velocemente e con budget alti.

Resto a disposizione per ogni chiarimento.

Buona giornata
Valeria

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Come sono le tue mail di presentazione?

Ti ho fatto leggere questa mail perché tu possa capire cosa puoi migliorare nella tua presentazione per renderla più completa e in gradi di conquistare nuovi sponsor.
Tutti gli aggiustamenti li dovrai fare una volta sola, poi avrai una presentazione sempre completa e farai Copia → Incolla del contenuto della mail per gli invii successivi.

La soluzione perfetta per l’invio di mail è quella di usare uno strumento di mail marketing professionale come Mailchimp, Sender o Active Campaign. Usando questi strumenti potrai personalizzare il nome del destinatario o dell’ufficio, il nome dell’azienda e anche mettere un riferimento al loro prodotto o servizio.

Personalizzando questi dettagli nella mail farai capire al tuo lettore che quella che ha davanti non è una mail uguale ad altre 1.000 ma che è stata scritta proprio per lui. E questa cosa piace molto.

Noi, per facilitare questa fase, proponiamo il servizio di “Invio mail a nome della tua iniziativa”: https://gum.co/KS-mail

Sai che tutti i servizi di KeySponsor possono diventare a Costo Zero?

Devi solo seguire i consigli che diamo nella nostra analisi gratuita. (guarda il video). Ci sono iniziative che hanno aumentato le sponsorizzazioni del 200%. Mandaci la tua mail di presentazione. 😉

Ti auguro una buon lavoro e che la tua ricerca ti possa portare sempre più sponsor, più velocemente e con budget più alti.

A disposizione per ogni chiarimento, anche via chat su MessengerWhatsApp.

Se hai delle domande, non esitare e farcele, puoi anche usare i commenti qui sotto. 


*: Quando è possibile consigliamo di telefonare all’azienda prima di mandare la mail di presentazione dell’iniziativa. In questo modo potrai chiedere del reparto marketing e avere l’indirizzo mail corretto a cui inviare il tuo messaggio.
Se lo avrai fatto la mail sarà il 2° contatto che avranno avuto con te. 🤷😮
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