La mail che invii alle aziende per presentare la tua iniziativa in cerca di sponsor è il primo* impatto che hai con loro. È bene sfruttarlo al massimo.
Qui sotto, nella casella gialla, trovi il testo che il presidente di un’associazione, inviava alle aziende per chiedere la sponsorizzazione.
Il loro desiderio è quello di trovare sponsor per organizzare un festival musicale. 4 giorni di musica e spettacoli in un’area attrezzata.
Il testo è riportato ESATTAMENTE come ci è arrivato.
Abbiamo tolto solo ciò che serviva per renderlo anonimo.
Nel 2013 presso il parco [nome del parco] abbiamo già organizzato il Festival “nome del festival” e siamo decisi a riproporlo per il 2021. L’aggiudicazione dell’evento si terrà in agosto 2019 in occasione del festival di quest’anno e riteniamo di avere una buonissima percentuale di successo perché al momento non ci sono altri pretendenti. Abbiamo già rapporti con la sede italiana del main sponsor che ci supporta per ottenere l’evento ad agosto.
Nella presentazione che le allego potrà leggere e capire di cosa si tratta e la location. Sul sito [indirizzo del sito del festival 2021] è già presente un video di presentazione che ci prospetta assegnatari dell’evento.
Potrà vedere alcune foto del 2013 al link: [link al sito dell’azienda del presidente]. Sono presenti tantissimi video su Youtube con la ricerca [nome del festival].
Se l’occasione è per lei interessante gradiremmo incontrarla per dare maggiori e più dettagliate informazioni.
Cordiali saluti.
Nome e Cognome del presidente
Mail del presidente
Telefono del presidente
Ecco cosa gli abbiamo risposto:
Buongiorno Sig. [presidente] e altri membri della Vostra associazione.
Vi lascio qui sotto la Nostra analisi commerciale.
Abbiano registrato che le iniziative che applicano i nostri consigli migliorano anche del 200% la capacità di penetrazione della mail.
PARTO CON L’ANALISI
Nel tempo abbiamo notato come negli organizzatori di iniziative sia forte la convinzione che le persone conoscano il loro mondo. Non so a che tipo di aziende vengano inviate le Vostre mail ma, in generale, le aziende mettono dei filtri per la gestione delle mail e della casella info@. E più grossa è l’azienda più è difficile che una mail inviata a info@ raggiunga la persona che prende le decisioni.
La Vostra mail non offre informazioni sui benefici che la Vostra associazione potrebbe portare all’azienda.
Ad esempio, parlare di un main sponsor: può essere utile per ridurre il grado di diffidenza ma, nel Vostro caso, non ho percepito questo intento. Perché il main sponsor dovrebbe sostenervi e cosa intendete per sostegno?
Limite 1 – mancanza di informazioni dirette
La presenza dell’allegato potrebbe chiarire alcuni punti ma per farlo deve essere scaricato, aperto e letto. Il Vostro PDF ha 24 pagine. per fare in modo che la segretaria lo legga, ne capisca la qualità e passi la mail al suo superiore o al reparto marketing il testo della mail deve essere molto persuasivo.
Le aziende e i loro vertici, per prendere qualunque tipo di decisione, hanno bisogno di numeri. Tanti numeri. Più numeri hanno per poter valutare la bontà di un investimento e giustificare a se stessi e ai colleghi l’esborso di denaro, meglio è!
Nella Vostra mail e nella vostra presentazione non ci sono numeri.
Tranne a pagina 14, in cui scrivete che l’area sarà attrezzata per massimo 6.000 persone.
Mancano i dati che sono più interessanti per le aziende e i loro reparti marketing
- i numeri del pubblico che sarete in grado di raggiungere direttamente ed indirettamente
- un’idea, seppur di massima, del tipo di investimento che chiedete
Limite 2 – mancanza di numeri
NOTA: È molto bello che partecipiate con degli stand alle edizioni 2019 e 2020 [informazione inserita nella presentazione allegata] ma quanti volantini farete e come verranno distribuiti? Quante magliette? e come e a chi verranno date? Che quantità e che tipo di prodotto gastronomico tipico porterete? Che gadget sono previsti e in che quantità?
Queste informazioni possono sembrare superflue per voi organizzatori ma sono importanti per le aziende per capire qual’è il Vostro grado di organizzazione.
Nella mail e nella presentazione non si fa riferimento a cosa offrirete alle aziende sponsor in cambio del loro investimento.
Per immaginare i vantaggi che arriveranno dalla sponsorizzazione, i reparti marketing devono sapere cosa potrebbero avere… pagando.
Alle aziende queste informazioni interessano molto perché permettono di capire il Vostro grado di disponibilità.
Nella presentazione l’unico spazio che sembra possiate concedere è l’automobile che vi porterà ad altri festival minori in giro per l’italia. Sono sicura che avete pensato anche a qualcos’altro. Scrivetelo.
Ad esempio: i prodotti gastronomici tipici potranno essere sponsorizzati? Se sì, ditelo.
Mi piace tantissimo il fatto che diate la possibilità di partecipare gratuitamente all’edizione 2021 a chi ha partecipato al Festival organizzato da Voi nel 2013. Dal momento che avete già preso questa decisione, se offriste a uno sponsor la possibilità di personalizzare questo spazio potreste chiudere un ottimo affare.
Davvero ottimo.
Limite 3 – mancanza di un’offerta
Chiudere una mail con “se l’occasione è per lei interessante gradiremmo incontrarla”. Lo abbiamo testato: è controproducente.
Sia nei confronti della segretaria che del manager a cui dovrebbe arrivare il messaggio.
Inoltre, questo tipo di chiusura, Vi espone al notevole dispendio di tempo necessario per fare incontri di persona non proficui.
Da molti più risultati chiudere con una frase tipo: “un nostro referente Vi contatterà nei prossimi giorni. “
Dai un’occhiata a questo video.
Dal nostro canale YouTube
Non mi piace nemmeno l’invito a cercare in autonomia i video su YouTube. Sarebbe preferibile inserire nella mail i Link ai migliori video disponibili, aumentando l’efficacia del messaggio.
Limite 4 – chiusura debole
Sistemati questi dettagli la mail sarà molto più efficiente e Vi aiuterà a creare dei contatti con aziende potenzialmente interessare ad approfittare della visibilità che potrete offrirgli.
Auguro a tutti Voi una buona giornata e tanti successi.
Che possiate trovare tanti sponsor, velocemente e con budget alti.
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Un sito internet specifico per l’iniziativa: i principi sono gli stessi della pagina web, ma con la possibilità di organizzare grafiche, foto e testi in modo più personale e su un sito di proprietà Tutti i siti che realizziamo sono ottimizzati per essere usufruiti in modo ottimale sia da PC che da smartphone.
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Scriviamo la lettera di presentazione: tutte le parti di una mail sono importanti per raggiungere il risultato: l’oggetto, il testo, la formattazione, le immagini. Così come tutte le informazioni inserite nel testo e nella firma.
Noi cureremo questi aspetti per fare in modo che la lettera abbia un aspetto professionale e conquisti i reparti Marketing delle aziende a cui verrà spedita.
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Servizi EXTRA: può capitare che per la ricerca di sponsor lei abbia bisogno di qualcos’altro: strategia, grafica diverse da quelle previste, consulenza tecnica o formazione specifica per i social o sulla vendita. il nostro personale è a sua disposizione per aiutarla a fare tutto ciò che serve a migliorare la sua ricerca di sponsor e il modo in cui si presenta.
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Restiamo a disposizione per ogni chiarimento.
Lo Staff di Keysponsor.it
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Come sono le tue mail di presentazione?
Ti ho fatto leggere questa mail perché tu possa capire cosa non bisogna fare e come puoi correggere la tua presentazione.
Tutti gli aggiustamenti li dovrai fare una volta sola, poi farai Copia → Incolla del contenuto delle mail successive.
La soluzione perfetta per l’invio di mail è quella di usare uno strumento di mail marketing professionale come Mailchimp, Sender o Active Campaign. Usando questi strumenti potrai personalizzare il nome del destinatario o dell’ufficio, il nome dell’azienda e anche mettere un riferimento al loro prodotto o servizio.
Personalizzando queste parti farai capire al tuo lettore che quella che ha davanti non è una mail uguale ad altre 1.000 ma che è stata scritta proprio per lui. E questa cosa piace molto.
Noi, per facilitare questa fase, proponiamo il servizio di “Invio mail a nome della tua iniziativa”: https://gum.co/KS-mail
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Devi solo seguire i consigli che diamo nella nostra analisi gratuita. (guarda il video). Ci sono iniziative che hanno aumentato le sponsorizzazioni del 200%. Mandaci la tua mail di presentazione. 😉
Ti auguro una buon lavoro e che la tua ricerca ti possa portare sempre più sponsor, più velocemente e con budget più alti.
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Se hai delle domande, non esitare e farcele, puoi anche usare i commenti qui sotto.
