La mail che invii alle aziende per presentare la tua iniziativa in cerca di sponsor è il primo[block]0[/block] impatto che hai con loro. È bene sfruttarlo al massimo.

Qui sotto, nella casella gialla trovi il testo che il presidente di un’associazione sportiva, inviava alle aziende per chiedere la sponsorizzazione.
Il testo è riportato ESATTAMENTE come ci è arrivato. Abbiamo solo tolto il nome.

Mi chiamo […] e sono presidente della “Nome associazione che comprende il nome dello sport” e abbiamo un nutrito gruppo si iscritti. Siamo anche stati campioni Italiani.
Si tratta di uno sport molto praticato nel mondo e che sta avendo sempre più successo. A breve infatti il gioco dovrebbe essere inserito tra gli sport sperimentali alle olimpiadi, ragion per cui crediamo possa esplodere a livello internazionale.
Proprio in previsione di questo  ci stiamo attivando alla ricerca di sponsorizzazioni e collaborazioni. Abbiamo in programma la creazione di una scuola specializzata e di far crescere l’associazione.
La ringraziamo per la gentile attenzione ed aspettiamo risposta per un eventuale interessamento.
Cordiali Saluti.
[nome del presidente]
[numero di cellulare non italiano]
[3 link]

Ecco cosa gli abbiamo risposto:

Buongiorno Sig. [presidente] e altri membri della Vostra associazione.

Vi scriviamo per farVi avere l’analisi commerciale della mail che inviate alle aziende.

PARTIAMO CON L’ANALISI

Non so a che tipo di aziende vengano inviate le Vostre mail ma, in generale, le aziende mettono dei filtri per la gestione delle mail e della casella info@. Si tratta di persone incaricate a riconoscere e smistare i messaggi importanti verso i destinatari corretti e eliminare mail commerciali, richieste di sponsorizzazione e mail generiche.
Lo so, è brutale ma è così. E più grossa è l’azienda più è difficile che una mail inviata a info@ raggiunga la persona che prende le decisioni.

Nella Vostra mani ci sono tantissimi sottointesi che rendono la mail di difficile comprensione per i non addetti ai lavori e, in questo caso non stiamo parlando del manager ma della segretaria che dovrebbe passarli la mail.

Limite 1 – linguaggio utilizzato
Limite 2 – presenza di sottointesi

Le aziende e i loro vertici, per prendere qualunque tipo di decisione, hanno bisogno di numeri.
Tanti numeri.
Più numeri hanno per poter valutare la bontà di un investimento e giustificare a se stessi ed ai colleghi l’esborso di denaro, meglio è.
Nella Vostra mail non ci sono numeri. 

  • Quanti membri ha un “nutrito gruppo”?
  • Quando siete stati campioni italiani?
  • Quanto è famoso il Vostro sport nel mondo? e in Italia?

Inoltre mancano

  • i numeri del publico che sareste in grado di raggiungere direttamente ed indirettamente
  • una idea, seppur di massima, del tipo di investimento che chiedete

Limite 3 – mancanza di numeri

NOTA: perché diventare sport sperimentare alle olimpiadi dovrebbe far esplodere il Vostro sport?
Questa è una domanda di cui i manager più sportivi delle aziende potrebbero conoscere ma, messa così, più che una costatazione appare come la giustificazione che Vi spinge a cercare fondi. Purtroppo tutti abbiamo difficoltà ad interagire con chi accampa scuse e le aziende e i loro manager non fanno differenza. Invece di prospettare un risultato scrivere i dati (sì, ancora numeri) riguardanti il successo raggiunto da altri sport dopo l’inserimento olimpico. Se sono numeri che già conoscono dimostrerete competenza, se non li conoscono avrete dato un motivo in più per prendere in considerazione la vostra proposta.

Nella mail non si fa riferimento a cosa siete in grado di offrire alle aziende.
Noi consigliamo di inviare le mail anche ai reparti marketing perché sono più predisposti ad accettare le novità e ad immaginare i vantaggi di una sponsorizzazione.
Per immaginare i vantaggi, però, gli va detto cosa potrebbero avere… pagando.
Organizzerete tornei? scriverete comunicato stampa? avete un sito? (se NON lo avete possiamo aiutarVi) Quanti utenti lo frequentano? Avete una presenza sui social? Quali?
Alle aziende queste informazioni interessano molto perché permettono di capire il Vostro grado di organizzazione.

Limite 4 – mancanza di un’offerta

Poi ci sono un po’ di dettagli più piccoli ma che possono far storcere il naso (ed ogni stortura di naso è un passo indietro verso la sponsorizzazione):

  • perché la mail è firmata con il nome del presidente ma la mail del mittente ha il nome di un’altra persona?
  • perché i link in firma mandano alla pagina facebook di un giardiniere e al book fotografico di una fioreria? (abbiamo capito che riguardano l’attivita principale del presidente ma se un’azienda deve capire il valore della sponsorizzazione non aiutano, anzi!)
  • il terzo link invia ad un sito “non raggiungibile”.

Forse mi sbaglio ma se il presidente è a Dresda (così sembra da pagina Facebook e cellulare internazionale) potrebbe risultare difficile fare incontri di persona con le aziende.
Ciò fa si che la maggior parte dei contatti avverrà via mail o telefono, quindi è importante avere da subito un approccio chiaro con il mezzo che sarà il principale organo di comunicazione 

Limite 5 – attenzione ai dettagli

Dal nostro punto di vista la proposta di sponsorizzazione per un’azienda è identica ad una proposta d’investimento nel settore privato.
Esperti del mondo finanziario ci dicono che all’inizio di un rapporto con un potenziale cliente non referenziato è molto difficile che sia il cliente a chiamare. Chiudere una mail con “aspettiamo risposta”, lo abbiamo testato, è controproducente.
Sia nei confronti della segretaria che del manager a cui dovesse arrivare il messaggio.
Dà molti più risultati chiudere con una frase tipo: “un nostro referente Vi contatterà nei prossimi giorni…. “

Limite 6 – chiusura debole

Sistemati questi dettagli la mail sarà molto più efficiente e Vi aiuterà a creare dei contatti con aziende potenzialmente interessare ad approfittare della visibilità che potrete offrirgli.


Come sono le tue mail di presentazione?

Ti ho fatto leggere questa mail perché tu possa capire cosa non bisogna fare e come puoi correggere la tua presentazione.
Tutti gli aggiustamenti li dovrai fare una volta sola, poi farai Copia → Incolla per il contenuto delle mail successive.

La soluzione perfetta per l’invio di mail è quella di usare uno strumento di mail marketing professionale come Mailchimp, Sender o Active Campaign. Usando questi strumenti potrai personalizzare il nome del destinatario o dell’ufficio, il nome dell’azienda e anche mettere un riferimento al loro prodotto o servizio.

Modificando queste voci farai capire al tuo lettore che quella che ha davanti non è una mail uguale ad altre 1.000 ma che è stata scritta proprio per lui. E questa cosa piace molto.

Noi, per facilitare questa fase, proponiamo il servizio di “Invio mail a nome della tua iniziativa”: https://gum.co/KS-mail


Sai che tutti i servizi di KeySponsor possono diventare a Costo Zero? Devi solo seguire i consigli che diamo con l’analisi gratuita. (guarda il video)

Ti auguro una buon lavoro e che la tua ricerca ti possa portare sempre più sponsor, più velocemente e con budget più alti.

A disposizione per ogni chiarimento, anche via chat su MessengerWhatsApp.

Se hai delle domande, non esitare e farcele, puoi anche usare i commenti qui sotto. 


*: Quando è possibile consigliamo di chiamare l’azienda prima di mandare una mail con la presentazione dell’iniziativa. In questo modo potrai chiedere del reparto marketing e avere l’indirizzo mail più corretto a cui inviare.
Se lo avrai fatto la mail sarà il secondo contatto che avranno avuto con te. 🤷
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