I consigli per trovare sponsor dati a un’associazione culturale

Leggi i consigli che abbiamo dato a un’associazione culturale per migliorare la lettera di presentazione che inviavano alle aziende per chiedere di essere sponsor.

Qui sotto potrai leggere il testo della mail che Marta, direttore di un’associazione culturale, stava inviando alle aziende della sua zona e non solo per cercare di convincerle a diventare suo sponsor.
Subito sotto i consigli che Le abbiamo dato per rendere la mail più commerciale e adatta a richiedere vere sponsorizzazioni.

Il testo è riportato ESATTAMENTE come ci è arrivato, lo abbiamo solo reso anonimo, così ti sarà più facile immedesimarti 😉.

Per il nostro approccio alla ricerca di sponsor, la mail che viene inviata alle aziende è molto importante perché è il 1* contatto che le aziende avranno con te. Secondo noi è molto importante che la mail sia fatta al meglio.

Oggetto: Richiesta sponsorizzazione – Associazione […]

Sono Marta … e scrivo per conto di […], associazione culturale rivolta ad un pubblico giovane, fondata in provincia di […] nell’ottobre 2014 da me stessa.

Ci occupiamo di diversi programmi musicali, sportivi e anche museali. Abbiamo collaborazioni con personaggi del mondo dello spettacolo e del panorama culturale e collaboriamo continuamente con uffici stampa Rai e Mediaset. Di seguito citiamo qualche nome avuto ospite dei nostri eventi: [… … … … … … ] ed altri grandi nomi.

Da sempre ci autofinanziamo e questo richiede a noi degli sforzi elevati, quindi stiamo cercando il sostegno economico di aziende che condividano con noi il progetto.

Speriamo che lei con la sua azienda possa dare un contributo sotto forma di sponsorizzazione, per noi sarebbe un aiuto importante e un riconoscimento degli sforzi che un gruppo di volenterosi sta facendo.

Qualunque importo decidesse di erogare per la sponsorizzazione, dopo averci pensato alla luce del progetto che abbiamo esposto, noi lo accoglieremmo con grande entusiasmo ed apprezzamento.

Di seguito il link del nostro sito web e dei social per conoscere meglio ed apprezzare l’operato della nostra associazione.
Sito web: https://www…..it/
Instagram: https://www.instagram.com/…
Twitter: https://twitter.com/…

La ringrazio dell’attenzione e porgo i migliori Saluti.

Marta …
Direttore – […] Associazione culturale

Buongiorno Marta.
Sono Patrizio di KeySponsor.it e qui sotto troverai la mia analisi della lettera che stai mandando alle aziende sponsor per la tua associazione.

L’analisi

Cominciamo dall’Oggetto

Le aziende medio grandi, quelle a cui probabilmente ti vuoi rivolgere per la ricerca di sponsor, hanno una segretaria incaricata di leggere e smistare le mail ai dirigenti.
Quello che hai scritto come Oggetto è perfetto nel caso tu inviassi la lettera subito dopo aver chiamato il centralino dell’azienda e ti fossi accordata con la segretaria/filtro.
In tutti gli altri casi abbiamo visto che mandare mail con l parola sponsorizzazione nell’oggetto, il tasso di apertura è bassissimo. Funzionano meglio frasi che contengano proposta, occasione, idea e simili. Seguiti dal nome dell’azienda.

Il testo della tua mail

Avendo come obiettivo le aziende medio/grandi, è meglio una presentazione che ti annunci come direttore o presidente e non come intermediario. Quel “scrivo per conto” potrebbe far alzare qualche sopracciglio.
Poco dopo dici di essere la fondatrice dell’associazione, ma che il tuo ruolo sia ancora attivo lo si leggerà solo nella firma che, al momento, è molto lontana.

Mi piace che identifichi da subito il target perché le aziende hanno un pubblico e quando il loro pubblico è uguale al tuo, attirare la loro attenzione è più semplice. E tu potresti farglielo notare. Per questo motivo, nel target, sarebbe meglio inserire anche fasce d’età e genere del tuo pubblico principale.

Interessante la frase successiva.
Il fatto che abbiate diversi programmi e argomenti ti permetterà di raggiungere le aziende in modi diversi, potendo andare a cogliere più aspetti dei prodotti e dei servizi delle aziende sponsor.
Strutturando questa parte in ottica più commerciale potrebbe diventare il punto in cui passi da “realtà che si sta presentando” a “realtà che potrebbe portare del buon business“.

L’elenco degli ospiti avuti a mio avviso è un arma a doppio taglio e, anche se denota che il tuo progetto non è in una fase embrionale, è meno interessante dei numeri sul pubblico che riesci a raggiungere.
Quello che interessa davvero alle aziende sono le persone con cui sei in grado di comunicare non chi hai avuto ospite.
A meno che non si tratti di un “ospite fisso”, una presenza costante ai tuoi eventi a cui le aziende potrebbero legare il proprio nome.
Ma non credo sia questo il caso.

La frase sull’autofinanziamento, eliminala. Insieme a quelle successive.
Ogni azienda si autofinanzia e fa debiti per crescere e poter seguire la propria strada.
Questa frase fa presagire che stai per chiedere soldi e non c’è niente di peggio per un imprenditore di chi gli chiede soldi.

Nella frase successiva il sospetto diventa realtà e la tua richiesta si fa precisa: “lei con la sua azienda possa dare un contributo”.
La lettera a questo punto verrà cestinata e addio.

Noi, qui a KeySponsor, insegniamo a diventare abili cercatori di aziende sponsor e lo facciamo trasformando la ricerca a mani tese di benefattori, in vendita di servizi pubblicitari.
È un piccolo cambio di strategia che cambierà completamente il modo in cui le aziende ti accoglieranno e tu, contemporaneamente, potrai entrare ovunque a testa alta.

Non chiedere soldi finché non gli avrai proposto delle azioni che li faranno guadagnare di più di quello che avranno speso.

Nota: il guadagno, per le aziende di un certo spessore non è solo economico, ma lo conteggiano anche in esposizione, contatti e attivazioni.
Saranno loro a decidere per quale obiettivo potresti essergli utile, ma se non proporrai nulla la tua ricerca di denaro rischierà di diventare lunga e poco fruttuosa: inefficiente.

(io ho continuato a leggere, ma quando poi scrivi “aiuto importante e un riconoscimento degli sforzi” dai il secondo colpo di grazia alle tue possibilità di trovare un vero sponsor.)

Dal momento che è bene fare delle proposte concrete la tua frase successiva non avrà più senso, in quanto per ogni idea che sottoporrai alla loro attenzione dovrai anche prevedere un prezzo minimo per poterla realizzare.

Dare un prezzo per un servizio, invece che chiedere un contributo volontario, è la chiave di ogni trasformazione da beneficienza a vendita di servizio pubblicitario.
Le aziende investono in pubblicità, ogni giorno.
Devi solo dimostrare che il tuo mezzo pubblicitario vale la loro attenzione.

Bene il pezzo con i link.
Per renderlo ancor più interessante, inserisci anche i numeri: pagine viste, tempo sul sito, fan/follower e metti anche qualunque altro numero ti venga in mente come, ad esempio, il numero di partecipanti ai tuoi eventi.
Le aziende amano i numeri perché permettono di fare confronti oggettivi.
Se li scriverai nella mail i manager aziendali non dovranno cercarli e poi appuntarli o ricordarli… li avranno lì, pronti!

La chiusura

La chiusura, invece, è debole.
Molto meglio inserire una parte attiva. Una cosa tipo “la richiamerò tra qualche giorno per …”.
Una chiusura di questo tipo permette di lasciare la porta aperta per nuovi contatti e aumenterà l’attenzione sui dettagli del testo.

Dal momento che sarebbe bene inviassi le mail dopo aver chiamato le aziende ed esserti fatta dare il nome del referente al marketing, nella frase di chiusura potresti anche inserire il numero di telefono. Qualcuno potrebbe scriverti chiedendo di essere contattato al suo numero diretto. Succede di rado ma sarebbe un grande segnale d’interesse, da poter sfruttare in fase di trattativa.

La firma

Bene che sia scritto (di nuovo 😉) che sei il direttore.
Per completezza metti anche i tuoi contatti diretti.

Qui a KeySponsor insegnamo a chi cerca sponsor come rendere la propria ricerca più efficiente e in linea con i tempi.
Per fare questo abbiamo molti servizi gratuiti: articoli, newsletter, video, audio, social e consigli via mail.
Sono tutti raggiungibili dal nostro sito web: https://keysponsor.it.

Se questo non bastasse mettiamo a disposizione dei servizi realizzati dai migliori professionisti nel mondo del marketing delle sponsorizzazioni.
Con loro abbiamo ottenuto degli accordi speciali e trovi i loro servizi su https://keysponsor.gumroad.com/

Spero di averti dato degli spunti utili.
Ti scriverò tra qualche giorno per avere aggiornamenti e valutare insieme a te i prossimi passi.

Come sono le tue lettere di presentazione?

Ti ho fatto leggere questo scambio di mail perché tu possa capire cosa puoi migliorare nella tua presentazione per renderla più completa e in grado di conquistare nuovi sponsor.

Ti auguro una buon lavoro e che la tua ricerca ti possa portare sempre più sponsor, più velocemente e con budget più alti e ricorda che lo Staff di KeySponsor è a disposizione per ogni chiarimento, anche via chat su Messenger, WhatsApp, oppure qui nel sito.

Se hai delle domande, non esitare e farcele usando anche il box commenti che trovi qui sotto. 

*: Quando è possibile consigliamo di telefonare all’azienda prima di mandare la mail di presentazione dell’iniziativa. In questo modo potrai chiedere del reparto marketing e avere l’indirizzo mail corretto a cui inviare il tuo messaggio.
Se lo avrai fatto la mail sarà il 2° contatto che avranno avuto con te. 🤷😮

📸 Immagine di Ryan McGuire – Pixabay