I Consigli che abbiamo dato ad una scuola di scherma

Leggi i consigli che abbiamo dato a una scuola di scherma che cercava sponsor per continuare ad esistere.

I Consigli che abbiamo dato ad una scuola di scherma

Per il nostro approccio alla ricerca di sponsor, la mail che viene inviata alle aziende è molto importante. Essendo il 1* contatto che le aziende hanno con te e le tua ricerca di sponsor è importante che la lettera sia fatta al meglio.

Qui sotto – nelle caselle gialla – trovi il testo della mail che il direttore di una scuola di scherma inviava alle aziende e subito sotto i consigli che gli abbiamo dato per rendere la mail più adatta a richiedere sponsorizzazioni.

Il testo è riportato ESATTAMENTE come ci è arrivato, abbiamo solo tolto ciò che serviva per renderlo anonimo, così ti sarà più facile immedesimarti 😉.

S. Le responsabile.

sono Nome e Cognome, direttore dell’associazione Nome della Scuola. Si tratta di un’associazione che promuove la scherma. Questa crescita, senza dubbio positiva, richiede alla Società degli sforzi ulteriori rispetto a quelli, ENORMI, che già si stanno facendo. Stiamo quindi cercando il sostegno economico di aziende che condividano con noi mission e per realizzare un sogno. Speriamo che Lei con la Sua azienda possa dare un contributo sotto forma di sponsorizzazione; per noi sarebbe un aiuto enorme e un riconoscimento degli sforzi che un gruppo di volonterosi sta facendo. Qualunque importo Lei decidesse di erogare per la sponsorizzazione, dopo averci pensato alla luce del progetto che abbiamo in parte esposto e che vorremmo poterLe direttamente presentare, noi lo accoglieremmo con grande entusiasmo ed apprezzamento. La ringrazio dell’attenzione e porgo i migliori Saluti.

La nostra risposta

Buonasera Sig. Direttore.
Abbiamo letto la lettera di presentazione che ci ha inviato (la trova in fondo alla mail). Non aveva richieste o titoli ma poiché uno dei servizi che offriamo è l’analisi commerciale delle lettere di presentazione credo che l’abbia inviata per questo motivo.

L’analisi

I consigli che abbiamo dato ad una scuola di scherma

Comincio dicendoLe che più che una lettera di presentazione sembra un assemblaggio di lettere diverse. Scritte forse da persone diverse.
Questa sensazione è cresciuta man mano che leggevo la lettera. Da notare che io leggo moltissime lettere ma lo fanno anche gli uffici marketing delle aziende.

Cominciando dall’inizio.

“S. le responsabile”

Un inizio come questo lascia intendere già dalla prima riga che il messaggio non sia indirizzato espressamente al destinatario ma che sia frutto di un copia/incolla. Uno sparo nel mucchio. Il rapporto con l’azienda comincia dicendo “voi siete una delle tante aziende” – ” se non sarete voi sarà qualcun altro” – “non voglio VOI ma i vostri soldi”.
È una pratica comune quindi se fosse scritto il nome della persona o dell’azienda verrebbe subito notato – in positivo. Inoltre le mail info@ o marketing@ non vengono lette dal titolare e dal responsabile marketing ma da segretarie addestrate a cestinare le mail “non importanti”. Più grossa è un’azienda e più richieste di sponsorizzazione riceve. Una mail che comincia come la sua potrebbe finire nel cestino dopo aver letto la prima riga nell’anteprima.

[Nome associazione]

Non ho capito se l’associazione promuove la scherma, come ha scritto lei, o è una scuola di scherma come sarebbe più consueto. Se lo stesso dubbio venisse agli addetti al marketing a cui sta inviando le lettere questo potrebbe essere un problema. Sappia che ogni dubbio è un passo che allontana l’azienda dalla possibilità di diventare sponsor.

Questa crescita, senza dubbio positiva

Lo scrive subito dopo la presentazione dell’associazione ma è una frase scollegata dal contesto. Quale crescita? Dove sono i numeri che fanno capire la quantità e la velocità della crescita?
Inoltre anche la presentazione dell’associazione è senza numeri: quanti siete, cosa fate per promuovere la scherma, come operate? Le domande potrebbero essere molte di più ma credo che abbia capito il punto.
Lo stesso limite lo ha la frase successiva
sforzi ulteriori rispetto a quelli, ENORMI, che già si stanno facendo“. Che sforzi enormi avete fatto? In che contesto? Che risultati hanno dato? In che senso la crescita (non motivata) fa aumentare gli sforzi (non descritti)?
Nota: inserendo la frase virgolettata in Google si ottengono più di 200 risultati da altrettante iniziative in cerca di sponsor. Non sembra una frase molto originale.

Mission e sogno

Per la nostra esperienza le richieste di finanziamenti per realizzare mission e sogni sono le più diffuse e quelle che allontanano con più velocità le aziende.
Le aziende, non importa quanto grandi siano, hanno anche loro una mission e un sogno e non è MAI quello di regalare i soldi che guadagnano. Lo so che sembra brutale ma cercare sponsor facendo leva sull’emotività è una pessima strategia.
L’emotività porta con sé un altro grosso limite: una volta che vi avranno scartato perché la Vostra richiesta era basata sul pietismo, quando cambierete approccio e deciderete di usare un sistema legato al marketing, all’esposizione del marchio e alle attivazioni, c’è il rischio che non vi fissino un appuntamento perché sarete bollati. Fate molta attenzione.
Da non sottovalutare il fatto che nelle righe precedenti a questa non fa riferimento ne a mission ne a sogni.

Qualunque importo Lei decidesse

Se la ricerca di sponsor viene fatta in ottica commerciale ogni singolo spazio ha un valore. Per Voi, per il pubblico e per lo sponsor. L’azienda che decide di diventare sponsor di una iniziativa e legare il suo marchio a questa iniziativa lo fa per raggiungere il pubblico di quell’iniziative.
È Business. Sempre. Anche quando non lo sembra.
Dire ad un’azienda di poter scegliere il valore del’investimento può facilitare l’avvicinamento ma è assolutamente sconsigliato per la trattativa che ne dovrebbe seguire.
Il rischio di dover dire troppi NO alle richieste dello sponsor è altissimo.
Il consiglio è quello di fissare una cifra minima (al massimo non serve ;-) che le aziende dovranno investire per far parte della Vostra avventura.
Questa cifra servirà alle aziende per avere un ordine di grandezza sul quale basare le loro considerazioni e a Voi di avere un paletto, un limite sotto il quale non dover scendere, molto utile quando dovrete parlare della questione economica.

Alla luce del progetto che abbiamo esposto

Anche questa frase non è particolarmente originale ma nel suo caso sussiste un altro limite: non ha esposto alcun progetto. Ha scritto che la Vostra associazione promuove la scherma ma non è un progetto. Solo questo non è sufficiente per valutare la bontà dell’investimento, qualunque dimensione possa avere.

Vorremmo poterLe direttamente presentare

Questa frase implica che Lei o altri membri dell’associazioni siete disponibili a fare visite di persona nelle aziende per spiegare il progetto. Questo è davvero lodevole. Complimenti.
Devo quindi supporre che Lei invii lettere e messaggi ad aziende relativamente vicine al suo paese. (noi, ad esempio, siamo a Treviso)

La chiusura???

All’ottima frase precedente dovrebbe seguire una chiusura che preveda il prossimo passaggio. Sarete voi a chiamare o dovranno essere loro? Nel primo caso, ditelo. Nel secondo chiedetelo e dategli un numero da chiamare.
Se poi avete degli orari o dei giorni preferenziali per fare incontri nelle aziende, scriva anche questo per evitare difficoltà successive.

La ringrazio per l’attenzione e le porgo cordiali saluti

è una chiusura standard ma non lascia spazio a un’azione da parte del lettore. Questo è un peccato.

Manca la firma

Una sorta di firma è sempre gradita.
Nella firma, inoltre, avrebbe la possibilità di inserire uno o più numeri di telefono, la sua mail e altre informazioni di contatto o comunque informazioni utili al reparto marketing dell’azienda per capire qualcosa di più su di Voi, sulla Vostra iniziativa e sulla Vostra capacità di veicolare il suo messaggio.

Interessante chiudere la mail/messaggio con il link a Facebook MA…

  • Il link porta ad un profilo vuoto. In questo momento ci sono solo l’immagine di profilo e la copertina.
  • il link porta ad un PROFILO e questo porta a 2 “problemi”. Uno immediato e uno a medio termine.
    • Avendo un profilo non è possibile programmare post o creare inserzioni pubblicitarie. Entrambi i fattori sono molto importanti per le aziende sponsor.
    • Facebook ha una politica di tolleranza Zero sui profili “non personali”. Il vantaggio dei profili è quello di poter chiedere le amicizie ma un aumento rapido delle amicizie potrebbe far attivare i controlli di Facebook che potrebbe arrivare a chiudere il profilo perché non rispettoso delle sue norme.

Spero che le indicazioni le possano essere utili per aggiustare la lettera di presentazione che invia alle aziende e la aiutino a trovare più sponsor, più velocemente e con budget più alti.

2 cose che KeySponsor potrebbe fare per la sua ricerca di Sponsor

Una pagina web dedicata alla Vostra squadra all’interno del nostro sito che permetta di dire alle aziende chi siete, cosa state facendo, perché è importante sponsorizzarVi e tutte le altre informazioni utili ad abbassare le difese nelle aziende e far percepire il valore che può avere per loro essere Vostri sponsor.
https://gum.co/KS-Sponsor

Invio professionale di e-mail che consiste nella possibilità di avere, per ogni mail inviata, le statistiche di ricezione, apertura e click sui link contenuti nella mail. Questa soluzione si differenzia dall’invio tradizionale anche per la possibilità di personalizzare i singoli messaggi dando la sensazione al destinatario di aver ricevuto una mail personale e non una mail “standard”. (indirizzi mail da Voi forniti)
https://gum.co/KS-mail

Restiamo a disposizione per ogni chiarimento.


Come sono le tue lettere di presentazione?

Ti ho fatto leggere questo scambio di mail perché tu possa capire cosa puoi migliorare nella tua presentazione per renderla più completa e in grado di conquistare nuovi sponsor.

In questo videoun altro caso di lettera di presentazione “da migliorare”.

Dal nostro canale YouTube

La perfetta mail di presentazione

La soluzione perfetta per l’invio di mail è quella di usare uno strumento di mail marketing professionale come Mailchimp, Sender o Active Campaign. Usando questi strumenti potrai personalizzare il nome del destinatario o dell’ufficio, il nome dell’azienda e anche mettere un riferimento al loro prodotto o servizio.
Inserendo alcuni dettagli del destinatario farai pensare al lettore che quella che ha davanti non è una mail uguale ad altre 1.000 ma che è stata scritta proprio per lui. E questa cosa piace molto.

Per facilitare questa fase proponiamo 2 servizi:
• “Scriviamo la tua lettera di presentazione”: gum.co/KS-lettera
• “Inviamo mail a nome della tua iniziativa”: gum.co/KS-mail

Ti auguro una buon lavoro e che la tua ricerca ti possa portare sempre più sponsor, più velocemente e con budget più alti.

Lo Staff di KeySponsor è a disposizione per ogni chiarimento, anche via chat su MessengerWhatsApp.

Se hai delle domande, non esitare e farcele usando anche il box commenti che trovi qui sotto. 


*: Quando è possibile consigliamo di telefonare all’azienda prima di mandare la mail di presentazione dell’iniziativa. In questo modo potrai chiedere del reparto marketing e avere l’indirizzo mail corretto a cui inviare il tuo messaggio.
Se lo avrai fatto la mail sarà il 2° contatto che avranno avuto con te. 🤷😮
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