Leggi i consigli che abbiamo dato a una scuola di danza che cerca sponsor per la partecipazione ad un festival.
Per il nostro approccio alla ricerca di sponsor, la mail che viene inviata alle aziende è molto importante. Essendo il 1* contatto che hanno con chi sta cercando sponsor ed è importante che sia fatta al meglio.
Qui sotto – nella casella gialla – trovi il testo che una scuola di danza inviava alle aziende e ancor più in basso i consigli che gli abbiamo dato per rendere la sua mail più adatta a richiedere sponsorizzazioni.
Il testo è riportato ESATTAMENTE come ci è arrivato, abbiamo solo tolto ciò che serviva per renderlo anonimo.
Buonasera,
Vi invitiamo a leggere l’allegato che illustra la nostra richiesta di sponsorship e il volantino in allegato.
Vi ringrazio e resto in attesa di una vostra risposta.
Cordiali saluti
[nome della maestra]
Il file in allegato era una pagina di Word (.doc) completamente scritta senza formattazione – cambi di carattere, dimensioni, grassetti, elenchi etc. – mentre il volantino era evidentemente fatto da un non professionista e non aveva spazi per inserire logo di eventuali sponsor.
NOTA: la lettera è troppo lunga per riportarla qui ma dalle correzioni qui sotto potrai capire le imprecisioni che conteneva.
Ecco cosa gli abbiamo risposto:
Buongiorno Nome Maestra,
Le scrivo per darLe il mio parere sulla richiesta di sponsorizzazione e sul volantino che ci hai inviato in modo da aumentare la possibilità che le aziende Vi conoscano e decidano che sponsorizzare il Vostro evento potrebbe essere un buon affare per loro.
Le aziende difficilmente regalano soldi.
Tutti i giorni, invece, fanno investimenti.
La mail che ci ha inviato conteneva una lettera .doc e l’immagine di un volantino solo fronte. Non ho capito se la mail che ci ha inviato è la stessa che invia alle aziende e non so come invia di solito la lettera di presentazione quindi Le darò 2 pareri.
LETTERA CARTACEA
Se lettera e volantino che ci ha inviato la stampi e la consegna a mano (serve tanto tempo) o la spedisci via lettera (elevato costo/copia)
La lettera è scritta bene e ben impaginata.
La lettura scorre veloce. C’è qualche imprecisione ma sono di poco conto.
Non è chiarissimo se gli “autorevoli media partner” sono suoi partner o dell’organizzazione del festival.
Prima del link alla pagina del festival scrive che a qual sito si troveranno dettagli su organizzazione e successo della manifestazione. Bhè, non è così. Il sito non dice nulla di interessante su quei due aspetti e sono poche anche le foto. Peccato.
Nota 1: non può mettere le foto fatte dagli spettatori tra i benefit di marketing. E nemmeno quelle che verranno messe sulla pagina facebook dell’organizzazione. Non in quei termini almeno.
Nella proposta è bene considerare solo le cose su cui ha controllo. Ad esempio: il Vostro Banner verrà sicuramente mostrato durante le premiazioni???
Nota 2: la pagina Facebook della gara è praticamente morta. Inserirla nella presentazione fa perdere di valore alla sua proposta.
Anche se si tratta di una lettera consegnata a mano o spedita la chiusura passiva non mi piace. Invece di scrivere “se vi va contattatemi io resto in attesa” (ho sintetizzato), scriva “Vi chiamerò nei prossimi giorni per avere il Vostro parere”.
La forma attiva costringerà i lettori a prepararsi una risposta e, dal momento che non ha scritto le dimensioni dell’investimento, dovranno concentrarsi un po’ di più.
È un piccolo trucco psicologico e non dipende da questo il successo dell’intera ricerca di sponsor ma è un altro tassello del puzzle.
Se volantino e lettera li invia via mail (molto economico ma freddo e con soglia di attenzione più bassa)
Il testo ci è arrivato in un file .doc. Per leggere un .doc è necessario scaricarlo. Una doppia operazione che riduce le possibilità di successo.
Quando si invia una mail di presentazione per la ricerca di sponsor è bene che il testo sia lungo e ricco e, per fortuna, Lei lo hai già: scriva il testo della lettera all’interno della mail ed eviti l’allegato .doc.
Con un po’ di formattazione del testo riuscirà a ottenere un gradevole risultato estetico e si potrà leggere direttamente.
PLUS: utilizzando sistemi di invio professionale di mail potrà personalizzare il testo all’interno della mail rendendo il risultato più personale. Invece che Spett. Impresa potrà scrivere per ogni mail il nome dell’azienda, del destinatario, il loro indirizzo e numero di telefono. Basta inserire i cambi in un foglio Excel e collegarlo. Se prevede di mandare mail a molte aziende possiamo aiutarla con il nostro servizio di mail marketing.
Inserendo il testo nel corpo della mail valgono tutte le indicazioni tecniche che ho scritto per la lettera cartacea.
L’oggetto della mail
Quando scriverà l’oggetto della mail eviti frasi che includano la parola offerta, proposta, sponsor o sponsorizzazione o pubblicità.
Cerchi piuttosto un oggetto di 6/8 parole che possa incuriosire la persona che riceverà la mail e la spinga ad aprirla.
Purtroppo le mail cestinate dai destinatari dopo aver letto solo l’oggetto sono tantissime. A maggior ragione se il destinatario è una mail aziendale generica come info@ o marketing@ e la persona che le legge prima di smistarle è stata istruita per passare ai superiori solo le mail considerate “valide”.
Il volantino
Bhé… KeySponsor nasce da un’agenzia di grafica e marketing e, in tutta onesta, devo dirLe che non mi piace. Si vede che è una cosa “fatta in casa“.
In allegato le regaliamo un’idea di qualcosa di diverso, pensato dai nostri grafici.
Spero di averti dato degli spunti utili.
Nostri clienti ci dicono che, anche se a volte possiamo sembrare un po’ duri, i consigli che diamo li aiutano davvero a rendere la loro ricerca di sponsor più efficace.
I servizi Premium di KeySponsor.it
I servizi elencati qui sotto sono personalizzati e richiedono l’intervento di personale qualificato.
Un sito internet specifico per l’iniziativa: i principi sono gli stessi della pagina web, ma con la possibilità di organizzare grafiche, foto e testi in modo più personale e su un sito di proprietà Tutti i siti che realizziamo sono ottimizzati per essere usufruiti in modo ottimale sia da PC che da smartphone.
• https://gum.co/sitoKS
Scriviamo la lettera di presentazione: tutte le parti di una mail sono importanti per raggiungere il risultato: l’oggetto, il testo, la formattazione, le immagini. Così come tutte le informazioni inserite nel testo e nella firma.
Noi cureremo questi aspetti per fare in modo che la lettera abbia un aspetto professionale e conquisti i reparti Marketing delle aziende a cui verrà spedita.
• https://gum.co/KS-lettera
Servizi EXTRA: può capitare che per la ricerca di sponsor lei abbia bisogno di qualcos’altro: strategia, grafica diverse da quelle previste, consulenza tecnica o formazione specifica per i social o sulla vendita. il nostro personale è a sua disposizione per aiutarla a fare tutto ciò che serve a migliorare la sua ricerca di sponsor e il modo in cui si presenta.
Il sistema funziona in base a un preventivo e all’acquisto di gettoni-lavoro.
• https://gum.co/KS-gettone
Resto a sua disposizione per ogni chiarimento.
Dai un’occhiata a questo video.
Dal nostro canale YouTube
Come sono le tue mail di presentazione?
Ti ho fatto leggere questa mail perché tu possa capire cosa puoi migliorare nella tua presentazione per renderla più completa e in grado di conquistare nuovi sponsor.
Tutti gli aggiustamenti li dovrai fare una volta sola, poi avrai una presentazione sempre completa da usare per gli invii successivi.
La soluzione perfetta per l’invio di mail è quella di usare uno strumento di mail marketing professionale come Mailchimp, Sender o Active Campaign. Usando questi strumenti potrai personalizzare il nome del destinatario o dell’ufficio, il nome dell’azienda e anche mettere un riferimento al loro prodotto o servizio.
Inserendo alcuni dettagli del destinatario farai pensare al tuo lettore che quella che ha davanti non è una mail uguale ad altre 1.000 ma che è stata scritta proprio per lui. E questa cosa piace molto.
Noi, per facilitare questa fase, proponiamo il servizio di “Invio mail a nome della tua iniziativa”: https://gum.co/KS-mail
Ti auguro una buon lavoro e che la tua ricerca ti possa portare sempre più sponsor, più velocemente e con budget più alti.
Lo Staff di KeySponsor è a disposizione per ogni chiarimento, anche via chat su Messenger e WhatsApp.
Se hai delle domande, non esitare e farcele. Puoi anche usare i commenti qui sotto.
