Cosa abbiamo detto a un torneo di Beach Volley [Esempio 9]

Leggi i consigli che abbiamo dato agli organizzatori di un torneo di Beach Volley per migliorare la lettera che inviavano per cercare sponsor.

Per il nostro approccio alla ricerca di sponsor, la mail che viene inviata alle aziende è molto importante. Essendo il 1* contatto che hanno con chi sta cercando sponsor ed è importante che sia fatta al meglio.

Qui sotto – nella casella gialla – trovi il testo che gli organizzatori di un torneo di Beach Volley inviavano alle aziende e, ancor più in basso, i consigli che gli abbiamo dato per rendere la loro mail più adatta a richiedere sponsorizzazioni.

Il testo è riportato ESATTAMENTE come ci è arrivato, abbiamo solo tolto ciò che serviva per renderlo anonimo così ti sarà più facile immedesimarti.

Spett.le (nome della società)
Sono […], le scrivo per conto dell’Associazione […].

Un’organizzazione che opera nell’ambito della realizzazione di eventi sportivi e culturali da più di due anni nel cuore della Regione, precisamente a […].

Spinti da una grande amore per il nostro territorio e delle bellezze artistiche che sono ora più che mai sottovalutate e dalla voglia di quei tanti ragazzi che nel weekend in provincia non trovano modo per passare dei momenti che possono coinvolgerli emotivamente e capaci di trasformarsi in ricordo, come lo sono gli eventi.

La nostra associazione si propone di realizzare per i week-end del 22-23 Giugno e del 6-7 Luglio due eventi tornei di beach-volley sul territorio di […], due date che riescano a coniugare la piena partecipazione dei giovani dell’intera provincia e la scoperta delle bellezze culturali del nostro territorio.
In queste due date verrà coinvolto un pubblico con un target che va dai 18 ai 30 anni.
Con un numero sempre più concreto di adesioni, lo scorso anno hanno partecipato giovani provenienti da più di 10 comuni diversi e uniti dalla voglia di dare volume ad un’identità.
Dai dati ricavati dalla stagione estiva passata, a queste due date è prevista realisticamente un’affluenza stimata tra le 1.100 e le 1.500 persone cadauna.
Questa crescita senza dubbio positiva, richiede alla nostra organizzazione degli sforzi ulteriori rispetto a quelli, enormi, che già si stanno facendo e riteniamo che attraverso una collaborazione tra le due parti il tutto possa essere più semplice.
Speriamo che la vostra società possa darci un contributo sotto forma di sponsorizzazione, dopo averci pensato alla luce del progetto che ho in parte esposto e che vorremmo potervi illustrare ancora più nel dettaglio, noi lo accoglieremo con grande entusiasmo e apprezzamento.
I fondi offerti saranno utilizzati per la preparazione, la stampa e la distribuzione del materiale divulgativo e ai fini organizzativi.
Cordiali Saluti
[Nome e Cognome]
Amministratore Delegato dell’associazione […]
…@gmail.com, +39 3__._______.

Nessun file in allegato.

Ecco cosa gli abbiamo risposto:

Buon giorno, Le scrivo per darle la nostra analisi commerciale della lettera che Lei o i suoi collaboratori inviate alle aziende per presentare la Vostra iniziativa.

ANALISI COMMERCIALE

Bene l’inizio. Il fatto di personalizzare la mail con il nome dell’azienda o del destinatario fa capire da subito che non state facendo solo un copia-incolla uguale per tutti ma che dedicate qualche attimo a modificare il messaggio.

Bene anche la presentazione con nome e cognome, seguito dal nome dell’associazione. Personalmente metterei la descrizione dell’associazione subito dopo il nome e non dopo il “punto e a capo” ma è una questione solo stilistica. Ancor di più se i destinatari conoscono già l’associazione.

La terza frase, quella che comincia con “Spinti da una grande…” è priva di punteggiatura e questo la rende di difficile lettura. Inoltre, non ha il verbo: credo dovrebbe essere ORGANIZZIAMO ma non c’è.

Bene la presenza di date precise per l’evento ma leggendo mi è sorta una domanda: parlate di “vostro territorio”, cosa intendete dire? Si tratterà di tornei itineranti? Lo chiedo perché se il dubbio è venuto a me, potrebbe venire anche a chi leggerà la Vostra mail nel reparto marketing dell’azienda, e ogni dubbio è un passo che allontana dalla sponsorizzazione.
La lettera di presentazione e, se la avete, la presentazione in PDF non devono lasciare spazio a dubbi per essere sicuri che non allontanino gli sponsor.

Come avete intenzione di collegare le partite di beach-volley con le bellezze del Vostro territorio? Si tratta davvero di un torneo itinerante?

Ottima la definizione del target ma come farete a coinvolgerlo?
Userete i Social? dei PR? Avete contatti con dei media Partner già targettizzati? Attiverete dei canali pubblicitari e se sì, quali?
So che è solo la lettera di presentazione ma fornire, anche in forma generale, queste informazioni abbassa la soglia di dubbio.

La chiusura della frase successiva, invece, mi scusi, ma non mi piace proprio. Cosa vuol dire “dare volume ad un’identità”??? Sembra una frase da imbonitori o politici di bassa levatura.

Perfetta, invece, la frase successiva che fa una stima realistica e documentabile dell’affluenza. Per le aziende è importantissimo sapere quante persone verranno raggiunte dal loro messaggio.
Un dettaglio che potrebbe fare la differenza: per sapere se un’iniziativa ha avuto successo è importante conoscere il pubblico presente ma per le aziende, più delle presenze al torneo è interessante sapere a quante persone riuscirete a fare vedere il loro marchio o la loro pubblicità: visualizzazioni dei video, volantini, locandine e manifesti, passaggi radiofonici, comunicati stampa e post sui social sono tutte fonti di visibilità per gli sponsor. Sfruttate questi numeri per aumentare il valore percepito della Vostra iniziativa.

Il numero delle presenze sarà interessante per chi sarà sponsor solo delle giornate attraverso Banner in loco, pubblicità a bordo campo, gazebo aziendali ed esposizioni varie.

Giusto il riferimento allo sforzo organizzativo, però non tutti capiscono la quantità di cose da fare e i costi da sostenere affinché un evento abbia successo. Spiegate un po’ di più le fatiche che state facendo.

Attenzione all’uso della parola “collaborazione”.
La frase, scritta così, non chiarisce se state cercando finanziatori o collaboratori. Non essere chiari su questo punto potrebbe creare disagio.
Ho fatto un video che spiega il perché, lo trovate qui: youtube.com/watch?v=y9SEd-_DriE.
La frase “contributo sotto forma di sponsorizzazione” non aiuta a chiarire la richiesta perché le sponsorizzazioni possono essere sia economiche che tecniche.
Se state cercando sia partner, che sponsor tecnici, che sponsor economici, scrivetelo con chiarezza. Sarà il reparto marketing dell’azienda a cui state scrivendo a dirVi quale formula di collaborazione preferisce.

“dopo averci pensato alla luce del progetto che ho in parte esposto e che vorremmo potervi illustrare ancora più nel dettaglio, noi lo accoglieremo con grande entusiasmo e apprezzamento” la puoi togliere.
Non perché sia formalmente scorretta ma perché superflua. È naturale che avranno bisogno di più dettagli, è ovvio che ci dovranno pensare ed è doveroso che voi siate entusiasti per l’aiuto ricevuto. Scriverlo può far sorgere il dubbio che alcuni di questi passaggi non siano scontati e questo potrebbe essere un problema.
(Può sembrare un’esagerazione ma quando si parla di aziende e dei loro investimenti la prudenza non è mai troppa)
Per gli stessi motivi togliete anche “I fondi offerti saranno utilizzati per la preparazione, la stampa e la distribuzione del materiale divulgativo e ai fini organizzativi“.
Se ci tenete a far sapere il modo in cui andranno investiti i soldi ricevuti (non offerti) potere fare un elenco delle cose a pagamento necessarie per la pubblicità e la buona riuscita degli eventi.

Manca una chiusura. La mail termina all’improvviso.
Alla fine della mail è bene inserire un accenno al passaggio successivo. Anche se la tentazione sarà forte, non chiedete di essere ricontattati. Avvisate piuttosto che sarete Voi a chiamare. Sapere di poter essere “interrogato” metterà il lettore nella condizione di voler essere preparato e leggerà con più attenzione il testo della mail.

Ultima nota: Amministratore delegato di un’associazione????

L’oggetto della mail.
Non ha inserito l’oggetto con la quale inviate le mail, quindi lascio delle indicazioni generiche.
Eviti frasi che includano la parola offerta, proposta, sponsor o sponsorizzazione. Cerchi piuttosto un oggetto di 6/8 parole che possa incuriosire la persona che riceverà la mail ad aprirla e aggiunga il nome della persona o dell’azienda.
Purtroppo le mail cestinate dai destinatari dopo aver letto solo l’oggetto sono tantissime. A maggior ragione se il destinatario è una mail aziendale generica come info@ o marketing@ e la persona che le riceve ( 👮‍♀️ la segretaria?!) è stata istruita per passare ai suoi superiori solo le mail “valide”.

Resto a sua disposizione per ogni chiarimento.

Come sono le tue mail di presentazione?

Ti ho fatto leggere questa mail perché tu possa capire cosa puoi migliorare nella tua presentazione per renderla più completa e in grado di conquistare nuovi sponsor.

La soluzione perfetta per l’invio di mail è quella di usare uno strumento di mail marketing professionale come Mailchimp, Sender o Active Campaign. Usando questi strumenti potrai personalizzare il nome del destinatario o dell’ufficio, il nome dell’azienda e anche mettere un riferimento al loro prodotto o servizio.

Inserendo alcuni dettagli del destinatario farai pensare al tuo lettore che quella che ha davanti non è una mail uguale ad altre 1.000 ma che è stata scritta proprio per lui. E questa cosa piace molto.

Noi, per facilitare questa fase, proponiamo il servizio di “Invio mail a nome della tua iniziativa”: https://gum.co/KS-mail

Ti auguro una buon lavoro e che la tua ricerca ti possa portare sempre più sponsor, più velocemente e con budget più alti.

Lo Staff di KeySponsor è a disposizione per ogni chiarimento, anche via chat su Messenger e WhatsApp.

Se hai delle domande, non esitare e farcele. Puoi anche usare i commenti qui sotto. 

*: Quando è possibile consigliamo di telefonare all’azienda prima di mandare la mail di presentazione dell’iniziativa. In questo modo potrai chiedere del reparto marketing e avere l’indirizzo mail corretto a cui inviare il tuo messaggio.
Se lo avrai fatto la mail sarà il 2° contatto che avranno avuto con te. 🤷😮